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上司へのメール。夜遅い時間になったときに入れたい言葉

      2017/03/24

上司へのメール。夜遅い時間になったときに入れたい言葉

上司にメールをする必要性があったのに他の仕事で忙殺されて気がつけば夜…。

さて、夜に上司にメールするときに注意すべきことはどんなことがあるでしょう?

一言付け加えるだけでも、メールの印象はずいぶん変わります。ビジネスメールの基本もおさらいしています。

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夜に上司にメールするなら、文章の始まりはどうする?

上司へメールする必要があったのに、うっかりしていて夜遅い時間に。文頭「夜分遅くに恐れ入ります…」と書きたくなってしまいます。でもこの表現は電話での応対に使われるもの。メールになると、ビジネスマナーも少し違ってくるのです。メールは、電話と違って送信したものを相手がいつ読むことになるのかわかりません。深夜に送信していても、読むのは早朝や日中になることがほとんどでしょう。

パソコンで使うことが前提のビジネスメールでは「お疲れ様です」や「お世話になっております」で事足ります。もし、もっと早い時間に送るはずだったメールが深夜になってしまったというのであれば「遅くなって申し訳ありません」などが適当です。ただし、携帯やスマートフォンに直接届くメールの場合は、電話同様に「夜分遅くに失礼します」「深夜に恐れ入りますが」など入れてもいいでしょう。

そのメール、本当に夜のうちに上司に送る必要がある?

基本的にパソコンに届くメールなら、時間的な配慮は気にしなくても大丈夫です。ビジネスマナーとしても間違いではありません。ただ「仕事が遅い」というマイナスイメージにつながるリスクや、上司の性格によっては夜分のメールを嫌う場合もありますので、メールの利用では、自分の置かれた環境を考慮して使うことが求められます。できるだけ印象を悪くしないためには、メールの内容が夜分・深夜に送信する必要性があるメールであるのかもう一度確認しましょう。翌日の日中でも問題ないメールをあえて深夜に送る必要はありません。

もし、必要なものであったとしても一言付け加える方が悪い印象を持たれにくいものです。「夜分のメール失礼いたします。商品の見本ができあがりましたのでたった今、発送しました。明日(15日)の午前中、そちらに到着予定です。」というように「午前中に届く予定なので、深夜ですがお知らせしておきます」というニュアンスが伝わると、メールの真意が理解されやすくなります。

上司への感謝やお礼のメールは夜でもいい?

上司に対して感謝やお礼の気持ちを表すメールそ送るときの注意点を考えてみましょう。普段、親し気に付き合えていたとしても、ビジネスメールである以上、そのルールに乗っ取ったかたちでメールすべきであると考えられます。ただし、ここで重要になるのがスピード感。してもらったことに対して、できる限り時間を空けずに感謝の意を伝えるべきです。最低限のマナーを守り、丁寧な文章であれば、短いメールでも充分です。

「取り急ぎ…」と、感謝を伝えて、その後改めてきちんとしたお礼に伺うなどするといいでしょう。メールの文面にこだわり過ぎて時間がかかるのでは意味がありません。

第1に、素早いレスポンス。第2にマナーをわきまえた上での丁寧な文章。

上司へのお礼メールは、この二つを押さえておいてください。

上司へのメールの返信に使える一言を頭に入れておこう

上司からのメールに対しのお礼メールに使える一言は、どんなものがあるでしょう。

【こちらが送ったメールに対して、すぐに返信をもらえたとき】
・早速のご返信、ありがとうございます。
・早急にお返事をいただき、非常に助かります。
・素早い対応をしていただき、お気づかいに感謝いたします。
・早急なご配慮に感謝申し上げます。

【朝早い時間にメールをもらったとき】
・朝早くのメールをありがとうございます。
・早朝にご連絡いただきまして、ありがとうございます。
・朝の時間にもかかわらず、早急に対応していただき感謝いたします。

【夜遅く、深夜にメールをもらったとき】
・深夜にもかかわらず、対応いただきありがとうございます。
・お忙しい中でのメール、ありがとうございます。お手数をおかけしました。
・遅い時間にご丁寧なメールをいただきまして、感謝いたします。

これら定番の言い回しをいくつか覚えておけば、メールに対して素早く返信・対応することができます。

ビジネスメールの使い方をもう一度確認してみましょう

ビジネスメールでは、プライベートのメールとは違い、読みやすく、必要な情報を明確に書く必要があります。文章はダラダラと長文にせずに、4~5行程度を目安に空白行を入れて読みやすくしましょう。重要な部分は箇条書きで整理すると、見落としが減ります。箇条書きの場合も、改行や空白行を使い視認性を高めます。

箇条書きの文頭に記号を付ける場合は、機種依存文字を使わないように注意します。パソコン環境によっては文字化けしてしまうことがあります。罫線や装飾も、表示される段階でトラブルを起こす原因になることがあるので、基本はシンプルにするのがいいでしょう。

添付ファイルがある場合もパソコン環境によって閲覧できないといったトラブルを起こる可能性があります。互換性の高いファイル形式にすることや、相手のパソコン環境を前もって確認しておくと安心です。また、画像や動画がある場合は、ファイルのサイズが大き過ぎないかもチェックしてから送信するようにしてください。

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