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上司へのメールの文章はどうしてる?添付ファイル送信のマナー

      2017/03/24

上司へのメールの文章はどうしてる?添付ファイル送信のマナー

上司へメールで添付ファイルを送信する時にメールの文章に迷った経験はありませんか?

例えフランクな関係の上司であっても、礼節をもって文章を書く必要があります。

添付ファイルを送る時のメールの文章や注意点についてまとめました。

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上司にファイルを添付してメール送信するときはどんな文章がいい?

A:上司にメールの添付ファイルを確認して欲しいことを伝えるにはどういう文章のメールを送ったら良いでしょうか?
Q:ビジネスライクで、礼節をもって書きましょう。

上司宛のメールの文章というのは意外と迷うものです。どの程度かしこまった文章にするかどうかは、社風もあるでしょう。
文章例は以下通りです。

・件名例
○○○の資料送信の件
・本文例1
御多忙の中恐縮ですが、当該資料の添付ファイルをお目通しいただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
・本文例2
お忙しいところ申し訳ございませんが、このメールの添付書類にお目通しをお願いいたします。
・本分例3
○○○の資料を添付したします。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますようよろしくお願いいたします。

上司へメールで添付ファイルを送る時に「ご査収」って使ったほうが良い?

ビジネスシーンでよく使われる「ご査収」という言葉ですが、意味をご存知でしょうか?「ご査収ください」というのは「よく確認して受け取ってください」という意味になります。メールや書類に資料が添付してある時に使う事が多いでしょう。「ご査収ください」と付け加えておけば、相手の見逃しを防ぐことが出来ます。「中身をよく見て問題がないか確認して受け取ってください」という言い方ではなんだかトゲがありますが、「ご査収ください」だとトゲを感じないでしょう。

しかし、この言葉を多用したり、常用する必要はありません。必ずしもこの言葉が相手に伝わるとは限りませんので、相手がこの言い方をするのであれば、合わせて使う程度で良いでしょう。例えば、「ご査収の上、御返事ください」と言うシーンなら、「内容をご確認いただき、お返事ください」での方が簡潔で伝わりやいこともあります。

上司に添付ファイルを送る時のメールのマナーとは

メールで添付ファイルを送るとき、メールの文章ばかりに気を取られていませんか?
添付ファイルを送信する時に注意すべきポイントをご紹介いたします。

【ウイルス感染をチェック】
添付したデータやメールにウイルスが感染している場合、受信者に迷惑をかけることになります。気付かなかったことでも、あなたのメールが原因で相手に多大な被害が出てしまうこともあり得ます。定期的にウイルスチェックをして送信前に確認しましょう。

【ファイルの種類をチェック】
自分が使っているソフトが相手のPCでも閲覧できるとは限りません。パワーポイントやフォトショップ、イラストレーターで作成したファイルを添付する時は、相手に確認を取りましょう。

【データ容量をチェック】
プロバイダによってはメールサーバーの使用量に制限があったり、一度に送信出来る容量に制限がある場合があります。大容量になってしまう場合は、圧縮するなどした方が良いですが、事前に相手に確認を取ることも大切です。

【添付ファイルがある事をメールに記載する】
基本的な事ですが、添付ファイルを見逃してしまうことがあるので、添付されていることを記載しましょう。
また、ファイルの中身がどのようなものか簡潔に記載してあるとより良いでしょう。

上司へメールを送るときのポイントは?

上司へのメールは件名も本文も簡潔かつ分かりやすさが大切です。上司はあなたからのメールだけ受診する訳ではありません。社内社外色々な人から大量のメールを受診している可能性が高いです。メールが大量にあると、見逃してしまうこともあるでしょう。重要度の高いメールや早めにチェックして欲しいメールは件名を目立たせる工夫をしましょう。

上司からのメールに全てメールで返信するのが正解とは限りません。緊急の場合はまずは口頭連絡がベストです。より慎重にしたいなら「先ほど口頭でもお伝えした通りですが、念のためメールも返信いたします」というように、メールを返信するのも良いでしょう。もしも上司がつかまらない場合は、【至急】【緊急】というように目立つような目だつ件名にしてメールを送ります。そのうえで本人が現れたら「メールも送ったのですが…」と直接言うのも良いでしょう。

メールは「報連相」の一環で使うツールとして活用しましょう。日本人は自分の仕事ぶりをアピールするのが苦手な人も多いでしょう。そんな時はメールでさりげなくアピールすることが出来ます。メールで自分はこんなに頑張っていると直接アピールする訳ではありません。例えば、上司からメールで仕事の指示があれば、中間報告や進捗状況、目途をメールでしましょう。

添付ファイルが間違っていたら!?ありがちなメールの注意点

もしも添付ファイルに誤りがあったらどうしたら良いでしょうか?

すぐに電話をすることが大切です。電話で謝罪後に正しいファイルを送信しなおします。万が一、不在の場合はメールでお詫びしましょう。メールの本分には、謝罪文といつ送信した何のファイルを添付しているメールかも記載しましょう。その際、ファイル名の指定がない限り添付ファイルのファイル名を変更した方が分かりやすくて良いでしょう。

また、以下はメールでありがちな誤りです。
・二重表現に注意しましょう。
×:添付書類を添付いたします。
○:書類を添付いたします。

・二重敬語に注意しましょう。
×:おっしゃられていました。
○:おっしゃいました。

・役職と敬称の位置に注意しましょう。
×:名前+役職+敬称
○:役職+名前+敬称

ただし、社内メールの場合は、その会社独自のルールがある場合もあります。その場合は、社内ルールに従いましょう。なお、本文はダラダラ長々書かないようにしましょう。時には箇条書きにしてまとめた方が情報が整理されて分かりやすい場合もあります。

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