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面接の結果、不採用になった人への電話のかけ方とは?

      2017/03/17

面接の結果、不採用になった人への電話のかけ方とは?

もし面接官となったら面接結果の電話連絡で悩むことでしょう。電話のかけ方によっては企業イメージを下げることにもなります。

採用の場合はいいけど、不採用の人へはどういう内容で話せばいいの?

不採用になった人への電話のかけ方について調べてみました。

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Q アルバイトの面接で不採用の人への電話のかけ方って?

アルバイトの面接をすることになったのですが、採用や不採用の連絡をしなければなりません。採用の連絡をするのは気も楽で問題ありませんが、不採用の場合はどのようにして電話連絡をするべきなのか迷います。

不採用の電話連絡をどのような断り方、断られ方を実際みなさんされているのか気になります。それを参考にして、アルバイトの面接で不採用になった方へ電話連絡をしたいと考えています。よろしくお願いいたします。

A 面接で不採用になった人へはこんな電話のかけ方を

以前店長としてアルバイトの面接をした経験からお答えしたいと思います。まず不採用の理由によると思います。職業によっては、接客に合わない、笑顔がないなどの他に、シフトや条件が合わない場合がありますよね。

不採用になってしまう理由がなんであれ、「せっかく応募していただいたのですが、○○さんより条件がいい方がいたので、今回は不採用とさせていただきました。大変申し訳ございません。」と伝えます。シフト上を理由にすると「いつでもシフトに入れます」という方には通用しません。

その場合は「○○さんが希望するシフト数と収入をお出しすることができないので、大変申し訳ないですが、今回は不採用とさせていただきます。」と言っています。または「ご希望のシフトがもう埋まっているので・・・」でもいいと思います。もしシフトに希望がない人に不採用を伝えるなら「応募多数で選考の結果、残念ですが今回は見送らせていただきます。」で問題ないと思います。

 

面接で不採用の人への電話のかけ方で注意することは?

面接で不採用の連絡をする場合、いくつか注意点があります。

まず、不採用の連絡は一週間以内に!これが鉄則です。不採用の連絡するタイミングに悩みますが、これはなるべく面接後一週間以内には通知するようにしましょう。書類選考の場合は締め切り後一週間以内です。

採用か不採用かを早く知りたいものですし、その連絡を今か今かと待っているものです。よく連絡をしないことで不採用とする会社もあるようですが、礼儀としてできるだけ待たせず早く合否を伝えることに越したことはありません。また相手の連絡先と電話の内容をしっかり把握しておくことも大切です。

伝えるべき相手は誰なのか、不採用は書類選考と面接のどちらでだったのかを確認しておきましょう。ある程度話す内容を文章にしておくのもおすすめです。焦ることもないでしょう。そして相手が今電話で話せる状態なのかきちんと確認しておきましょう。

電話をする際は、受ける相手が電話を取れる環境にいるのかを考える必要があります。もし声が聞き取り辛いようなら改めて掛け直すようにしましょう。

不採用を告げる電話のかけ方にも注意が必要

採用の連絡以上に、不採用を告げる場合は電話のかけ方に注意したいものです。

たくさんある企業の中から御社に興味を抱いて面接までしてくれたことに対し、企業や面接担当者は感謝するという気持ちを忘れてはいけません。不採用になるダメージは計り知れないものがあります。不採用の電話次第では、企業のイメージが損なわれることだって十分考えられます。なので不採用の電話をする際には、応募者に対して良いイメージを持ち続けてもらう必要があるのです。

「大変優秀で○○の点で優れていましたが、その能力を我が社で発揮することは困難で、希望するポジションを与えることはできません。ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、今回は不採用とさせていただくことになりました。」など、ソフトに角が立たないように断るようにしましょう。

他にも
「○○がお得意のようですが、当社にはこのな職種を用意することができませんのでご容赦ねがいます」「残念ながら先ほど選考を終えてしまいました。もう少しお早目に起こしくだされれば・・・」

など人格を傷つけないように断るようにしましょう。

不採用の電話をしない企業もある?

不採用の連絡は原則として一週間以内に行うべきですが、企業によって対応は様々です。

例えば応募期間が長かったり、選考に悩んだりするとバイト先もギリギリまで期間伸ばすので、必然的に連絡も一週間以上たってからというようになってしまいます。あまりに違いすぎる条件だったり、態度が悪くない限り、即不採用になることはありません。

ただ応募期間ぎりぎりになって応募した場合は既に選考も終わっている可能性もあり、面接をしても不採用となってわりとすぐに断られることもあります。決まっているのになぜ面接をするの?と思ってしまいますが、雇用する側だって良い人材を集めたいものですよね。それが会社の発展に直結するからです。結果を早く知りたい気持ちもわかりますが、即答は期待するだけ無駄です。また連絡をしないことで不採用とする会社も実は多くあります。

採用の場合のみ一週間以内に連絡をする企業も実際あります。もしそのような連絡がないまま、不採用でも連絡があると聞いた場合は、期日を一日過ぎた頃に確認を取るといいでしょう。でないと前には進めません。

不採用の電話通知は企業によって対応は分れるということがお解りいただけだと思います。いずれにしても、企業側が連絡をすると言っておきながら放置された場合、そのままにしおくことだけはやめておきましょう。その後の就職活動のためにも、連絡がない場合は応募先にすぐに連絡しましょう。

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