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就活中の学生必見!書類の正しい郵送方法について説明します!

      2017/03/07

就活中の学生必見!書類の正しい郵送方法について説明します!

就活していて履歴書やエントリーシートなどの書類を郵送する場合、どんな方法で送るのが良いのでしょうか?

企業から郵送方法の指定がない場合、普通郵便でいいの?郵送する時に注意すべきポイントは?

就活中に書類を郵送で送る場合に気を付けるポイントとその方法について説明します!

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就活で書類を郵送する方法とは?いきなり送るのはNGです!

就職活動をしているとき、あの手この手を尽くして求人情報を探しますよね。求人広告を見てみたり情報サイトを見てみたり、あるいは志望する企業のホームページを見てみたり。すると時折、企業のページに直接求人情報が載っていることがあります。そうなると「これは応募しなくては」と慌てて履歴書やエントリーシートを郵送したくなってしまいますが、その行動はベストではありません!イメージダウンに繋がる危険があります!

いきなり企業へ向けて書類を郵送するのは、実はマナー違反になります。まずはその求人が今年のものなのかなどをしっかり確認して、電話で問い合わせをするべきです。もしかしたら思っているより色々と必要な書類があるかもしれませんし、送付方法にも様々あります。募集要項もきちんと確認を行ってから郵送するようにしてください。

突然何も言われず履歴書が届いては、企業側も驚きますしイメージダウンにつながります。まずは内容の確認もかねて、郵送していいかどうかを確認しましょう。

就活で書類を郵送する方法・・・「切手」の確認を忘れずに!

いざ就活のために履歴書などの書類を準備して企業に郵送する際、当たり前ですが切手が必要になってきますよね。思いのほか、切手の確認は大切です。もし切手代が不足したまま郵送すると、自分のもとへ郵便物が返ってきたり、場合によっては送り先の企業が足りなかった分を支払うこともあります。

企業に迷惑をかけたり締め切り前に手元に返ってくることが無いように、できるだけ郵便局へ持って行くようにしてください。窓口へ行けば、係の方が何円分必要なのかを確認してくれます。あとはその分のお金を支払えば、あとは係の人が切手を貼って送り届けてくれるのです。郵送するには82円切手を貼っておけばいいというものではなく、封筒の大きさや重さなどで料金が違ってくるのです。

切手を買うのも投函するのもコンビニで全部済ませてしまいたいところですが、確実に企業の担当者へ届くように少し足をのばして郵便局まで行くようにしてください。失敗してしまうことが一番怖いですから、正攻法でいきましょう。

書類の郵送方法に指定がない場合は『特定記録郵便』にしよう!

志望する企業に書類を郵送するところまですんだらひと段落ですね。でも、大切な書類だからこそ「きちんと企業に届いただろうか・・・」と不安になってくることがあると思います。

せっかく郵送しても、何かの手違いで届いていなければどれだけ完璧な履歴書などを準備していても意味がありません。そこで、企業から送付方法に指定がない場合におすすめの郵送方法をご紹介します。

『特定記録郵便』この方法は、インターネットで配達状況を確認することができます。郵便物自体は相手のポストへ投函されますから、受取印も要らず企業側の手を煩わせません。逆に言えば書留のような手渡しはできませんが、普通郵便で送るよりいくらか確実な方法と言えます。『レターパックライト』A4サイズの書類も入り信書を送ることもできるのがレターパックライトです。履歴書などにはぴったりですね。専用の封筒を郵便局で買う必要がありますが、投函は近くのポストで大丈夫です。料金は一律で封筒代に含まれていますから切手も不要です。追跡番号があるので配達状況の確認もできます。

届いたかどうか不安でやきもきしないためにも、郵送の方法を少し工夫してみてはいかがでしょうか。

履歴書などの書類を郵送する時の封筒の正しい書き方とは?

履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどを郵送するとき、封筒はどのように書くといいのでしょうか。友人に手紙を送るのとはわけが違いますから、きちんとした書き方にしましょう。

まず、郵便番号はいつも通り赤枠のところに書いてください。もし番号用の枠が無い場合でも、赤ペンで枠を書いたりしなくていいですよ。封筒の右上にそのまま書いてください。次に宛先です。封筒の右側に、都道府県名から縦書きで記入していきます。建物名がある場合は省略せずに書いてください。

そして会社名は、「封筒の中央より少し右」の位置に書いていきます。「(有)・(株)」などの書き方は絶対にダメです。きちんと「有限会社・株式会社」と記入してくださいね。会社名の後は宛名を書いていきます。ポイントは会社名よりも少し大きめの文字で書くことです。担当者名が分かっていれば「○○部 ○○様」、部署しか分からない場合は「○○部 御中」もしくは「○○部 採用ご担当者様」と書くようにしましょう。そして最後に、赤ペンで「履歴書在中」と封筒の左下に書き、定規で四角く囲い線を付けましょう。面倒な人は100円ショップなどに「履歴書在中」スタンプが売っていますからそれを使うのもいいかもしれません。

これらの内容は全て封筒の表面に記入します。宛先や漢字などの間違いがないようしっかり確認をしてくださいね。

書類を郵送する時にはクリアファイルを使おう!

志望先の企業へ履歴書などの書類を送る際、送付状の書き方を調べたり封筒の書き方に気を付ける人はとても多いです。ですが「クリアファイルを使う」というビジネスマナーがあることを知っている人は少ないのではないでしょうか。

履歴書に限らず、ビジネスの世界では普段から大切な書類を郵送・送付する機会は多いものです。その時に、書類一式を透明なクリアファイルに入れてから送るというのが正しいビジネスマナーです。これは、郵送するときに雨で封筒が濡れたり何かの拍子に封筒が折られてしまう可能性を考えてのことです。郵便局は何百何千という郵便物を扱うのですから、ひとつひとつ丁寧にとはいかないのが現実です。少しでもきれいな状態のまま、折れたり滲むことなく相手の手元へ届けるためにもクリアファイルを使うように心がけましょう。

最近ではピンクや緑などカラフルなクリアファイルも増えていますが、ビジネスの場では透明のもの一択ですから気を付けてくださいね。

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